opus i gehört zu den führenden Datenschutz-Tools in Deutschland. opus i unterstützt Sie in allen Gebieten Ihrer Tätigkeit: Sie realisieren die gesetzlichen Anforderungen, können Verarbeitungsprozesse visuell abbilden, individuell und effizient bewerten und managen.
Datenschutz ist wahrscheinlich das Managementgebiet, das die höchsten fachlichen Anforderungen an den Verantwortlichen stellt. Aus jeder Forderung der DSGVO resultieren weitere Forderungen, die anderen Gesetzen oder anderen Ländern und deren Gesetzen oder zwischenstaatlichen Beziehungen entspringen. Je länger die DSGVO durch Gesetzgeber und Judikative durchleuchtet, angewandt und interpretiert wird, desto umfangreicher werden die Forderungen an uns Datenschutzverantwortliche. Kreativität ist gefragt. Es gilt neue Vorschriften zu beachten, die wir heute noch gar nicht kennen. Daraus folgt auch die wichtigste Forderung an das Tool, das uns helfen soll alles im Blick zu halten: Es muss enorm flexibel bei vorhandenen Funktionen sein; es muss durch den Anwender erweiterbar sein, sowohl auf Datensatz- als auch auf Vorgangsebene; es muss möglich sein heute noch nicht bekannte Prozessarten selbst zu definieren und diese ordnungsgemäß zu beschreiben und transparent zu machen.
Hauptfunktionen
- Verarbeitungstätigkeit des Verantwortlichen, Artikel 30.1 DSGVO
- Verarbeitungstätigkeit des Auftragsverarbeiters, Artikel 30.2 DSGVO
- Datenfluss- und Transparenzdarstellung, Artikel 12 DSGVO
- technisch und organisatorische Maßnahmen, Artikel 24 DSGVO + Maßnahmen aus dem SDM + eigene Maßnahmen
- Auftragsverarbeitung, Artikel 28 DSGVO
- Checkliste zu Mindestvertragsinhalten bei Auftragsverarbeitung
- Datenschutzfolgenabschätzung, Artikel 35 DSGVO, mit Schwellwertanalyse
- Risikoanalyse, Erwägungsgründe DSGVO
- Datenpannenmeldung, Artikel 33 DSGVO
- Tätigkeitsnachweise des Beauftragten, Artikel 39 DSGVO
- Reifegrae
- Unterrichtung des Verantwortlichen per (Jahres)bericht, Artikel 39 DSGVO
- Schulungen/Unterweisungen/Verpflichtungen, Artikel 39 DSGVO
- Checkliste zu Prüfungsfragen der Aufsichtsbehörden
Unterstützungsfunktionen
Sachlich
- Volltextsuche, Query, globale Darstellung der Dokumentation per Tabellenansicht
- Eigene Checklisten einbinden
- maschinelle Prüfung auf vollständige Dokumentation
- maschinelle Prüfung auf Aktualität der Dokumentation
- Kennzeichnung der Dokumentation bzgl. Belastbarkeit bei Audits
- Einbinden der Fachabteilung per Exceltemplate (Export/Import)
- maschinelle Zusammenfassung von Sammelsurien zu eindeutigen Begriffen
- Öffnen oder sperren der Antwortmöglichkeiten
- Zuordnung von Prozessen/Vorgängen zu Gruppen als Suchkriterium
- Standardreport / eigene Reports
- veränderbare Erfassungstemplates
- Abbildung von Prozessstruktur, Hauptprozess, Management- und Unterstützungsprozess
- Kopieren von Dokumentationen
- Spickzettel (user-eigene-Notizen)
- Verlinkung von Nachweisdokumente
- Linkprüfung
- Dokumentationstiefe bei hohen Transparenzanforderungen erweitern
- alle Parameter sind anpassbar
- Bestimmen von Pflicht- und wahlfreien Eingabefelder
- Dokumentation von Mitarbeitern, externen Personen, Aufgaben, Terminen, Adressen, Emails
- Turtle Prozessdiagramm
Zeitlich
- Wiedervorlage an uns selbst oder andere opus i Anwender
- automatische Erinnerungsmails
Technisch
- On-promise
- GUI zweisprachig (deutsch/englisch)
- Mandantenfähigkeit inklusive der jeweiligen mandantenbezogenen Gesetze
- Mandantenfähigkeit bei globaler DSGVO-Einstellung
- Import externer Daten
- Teammitglieder unterschiedliche Sichten zuordnen
- anpassbares Popup-Menü (kürzen)
- auf zuletzt bearbeitetem Vorgang aufsetzen
- Passwortregeln bzgl. des Anmeldens an opus i
- Logo der Stelle in Report einbinden
- referenzieren von Dokumentationen an andere Dokumentationen
- TableToExcel (Inhalt per Maustaste nach Excel schieben)
- Cross-Referenz-Darstellung
- Papierkorb
- Aktiv- und Inaktivschaltung von Vorgängen
- internes Backup der Datenbank
- Archiv
Voraussetzungen
Einplatz
- Windows ab WIN 7
- 2 Gigabyte freier Festplattenspeicher
- Bildschirmauflösung min. 1280 x 1024, besser FullHD
Mehrplatz
- Windows ab WIN 7, besser WIN-Serverbetriebssystem X
- 100 MB Netzwerk
- 2 Gigabyte freier Festplattenspeicher
