Zulässigkeit der elektronischen Archivierung von Daten

1. Gesetzliche Grundlagen der Archivierungspflicht

Da spezialgesetzliche Regelungen bez√ľglich der Archivierungspflichten der Speicherstellen fehlen, ist auf die √ľbergeordneten gesetzlichen Regelungen zur√ľckzugreifen.

So ergeben sich im Bereich des fiskalischen Handelns der Stellen die Archivierungspflichten aus der AO gemäß § 140. Weitere Regelungen finden sich im HGB, §§ 257 Abs. 3 und 261.

Handelt die Speicherstelle im hoheitlichen Bereich, ergibt sich die Archivierungspflicht aus dem jeweiligen LandesarchivG. Nach der f√ľr die jeweiligen Daten entsprechenden Aufbewahrungszeit sind sie zu l√∂schen. Vor einer L√∂schung sind die Daten u. U. dem Landesarchiv anzubieten(vgl. entsprechende Landesarchivgesetze).

Es sollten Regelungen geschaffen werden bez√ľglich der Dauer der einzelnen Archivierungspflichten, die nicht im jeweiligen Gesetz normiert sind. Damit erhalten Akten bzw. Datensammlungen eine neue rechtliche Grundlage und unterliegen nicht mehr den Datenschutzgesetzen. Auskunftsersuchen Dritter √ľber die √ľber sie gespeicherten Daten umfassen somit nicht die Daten, die den Archivgesetzen unterliegen, es sei denn, auch daraus erg√§ben sich Auskunftsrechte.

2. Inhalt der Archivierungspflicht

Nach ¬ß 147 Abs. 2 AO kommen f√ľr die Archivierung von ausgetauschten Gesch√§ftsdaten alle Speichermedien in Frage, mit deren Hilfe sie bildlich oder inhaltlich gespeichert werden k√∂nnen. Gefordert wird die Vollst√§ndigkeit und Richtigkeit der Daten, und dass sie zu einer beliebigen Zeit w√§hrend der Aufbewahrungsfrist auf Anforderung vorgelegt werden k√∂nnen.

Ferner m√ľssen die Daten richtig wiedergegeben werden k√∂nnen. Wie diese Anforderungen erf√ľllt werden, wird nicht normiert.
Problematisch ist hier insbesondere die technische Frage der ordnungsgemäßen Wiedergabe von Dokumenten nach längerer Zeit. Ungeklärt ist hierbei sowohl die Frage nach der Haltbarkeit von Speichermedien, als auch die Möglichkeit der Lesbarkeit nach Jahren der Fortentwicklung von Hard- und Software.
Somit erscheint eine elektronische Archivierung zum jetzigen Zeitpunkt technisch noch nicht abgesichert.
Problematisch ist letztendlich der prozessrechtliche Beweiswert von elektronisch archivierten Daten, selbst wenn es technisch und rechtlich zulässig ist, diese elektronisch zu archivieren.

Im Verwaltungsprozess sind gemäß § 98 VwGO im Prozess grundsätzlich die Vorschriften der ZPO anzuwenden. Besonders relevant ist hierbei die Frage, ob eine elektronisch archivierte Datei eine Urkunde im Sinne von §§ 415 ff. ZPO darstellt.
F√ľr den Prozess ist von Bedeutung, ob die Daten als Urkunden vorgelegt werden k√∂nnen, da dies als sicherstes Beweismittel anzusehen ist. Gem√§√ü ¬ß 415 ZPO ist ein elektronisches Dokument weder in seiner Form als Inhalt des verwendeten Speichermediums noch in seiner Form als auf dem Bildschirm angezeigtes Bild Urkunde im zivilprozessualen Sinne. Wenn das Dokument ausgedruckt wird, ist es unzweifelhaft nicht mehr das Original.
Nach dem Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderen Vorschriften an den modernen Rechtsgesch√§ftsverkehr ist aber die ZPO dahingehend erg√§nzt worden, dass im ¬ß 371a ZPO festgeschrieben ist: ‚ÄěDer Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form (¬ß 126 a BGB) vorliegenden Erkl√§rung, der sich aufgrund der Pr√ľfung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen ersch√ľttert werden, die ernstliche Zweifel daran begr√ľnden, dass die Erkl√§rung vom Signaturschl√ľsselinhaber abgegeben worden ist.“ Dies f√ľhrt zu einer deutlichen St√§rkung der elektronischen Form und damit zu einer erheblichen Beweiserleichterung, sodass es sich um keinen wesentlichen prozessualen Nachteil handelt, wenn das Dokument in elektronischer Form existiert. Somit besteht zwar ein minimaler Verlust an Beweiskraft gegen√ľber einem Originaldokument - jedoch werden die Reproduktionen aus Archivierungssystemen bereits in der bisherigen Praxis der Rechtsprechung anerkannt.

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