Verfahrensübersicht: schnell, einfach, komplett

Im Bild links ist die Verfahrensübersicht und die Sicht auf die Grunddaten des Verfahrens dargestellt. Alle Verfahren mit personenbezogen Daten können im notwendigen Umfang übersichtlich dokumentiert werden. Zu jedem Verfahren werden Grunddaten und weitere Angaben hinterlegt. In einem Textbereich können Notizen oder Anmerkungen zum Verfahren aufbewahrt werden. Bereits der Aufbau der Grunddaten kann vom Anwender frei nach seinen Bedürfnissen angepasst werden.
Die weiteren Angaben - im Bild links zu sehen - sind Textbausteine, mit deren Hilfe die gesetzlich notwendigen Informationen erfasst werden. Die Verwendung dieser Textbausteine stellt den Kern von BDAdmin dar. Eigene Bausteine können definiert, bestehende verändert werden.

Vorkonfigurierte Aufnahmeliste

Das Aufnehmen der Verfahren und seiner Eigenschaften geschieht in der Regel durch die Fachabteilung. Die in BDAdmin mitgelieferte Checkliste kann ausgedruckt und an die Fachabteilung zum Ausfüllen abgegeben werden.

1 zu 1 von der Liste ins System

Beim Erfassen der Informationen in BDAdmin werden die Daten in der selben Struktur eingegeben, in der sie in der Checkliste aufgenommen wurden.
Neue Eigenschaften werden direkt online dazugenommen und erweitern automatisch den “Eigenschaften-Pool” und stehen für die zukünftige Verwendung zur Verfügung.

Erweiterbare Checkliste

Die Checkliste wird mit den gesetzlich geforderten Angaben ausgeliefert. Der Anwender von BDAdmin kann diese Checkliste jederzeit erweitern und entsprechend den eigenen Anforderungen anpassen, umgestalten, verlängern oder verkürzen.

Wo kommen die Daten her - wer erhält sie?

Das Wissen, wer welche Daten erhält und woher diese Daten kamen sind ein wesentliches Kriterium zur Beurteilung eines Verfahrens. In unserer Softwarelösung wurde großer Wert darauf gelegt, dass auch hier die notwendige Unterstützung erfolgt.

Unterweisung / Verpflichtung

Der Datenschutzbeauftragte kann die Schulungen der Mitarbeiter und die Verpflichtungen auf das Datenschutzgesetz in BDAdmin führen. Die notwendigen Informationen sind bei Bedarf schnell zur Hand.

Tätigkeiten, eigene Fachkunde, Jahresbericht

Der Datenschutzbeauftragte kann alle Tätigkeiten in BDAdmin mitführen. Interne und externe Anfragen, seine eigenen Weiterbildungen und die Planungen für die Zukunft. Alle so hinterlegten Tätigkeiten können jährlich extrahiert und mühelos in den Jahresbericht übernommen werden. Dies ist in den linken drei Grafiken dargestellt.

Mandantenverwaltung

Externe Datenschutzbeauftragte - aber auch interne DSBs - benötigen eine Mandantenverwaltung. In BDAdmin können beliebig viele Mandanten geführt werden. Jeder Mandant kann auf das für ihn geltende Datenschutzgesetz eingestellt werden. Beispielhaft ist dies in den beiden linken Grafiken dargestellt. Die Grunddaten sind unterschiedlich aufgebaut. Natürlich kann auch die Checkliste entsprechend angepasst werden.

Tangierte Bereiche

Datenschutzaspekte betreffen oft viele Bereiche im Unternehmen. Damit der Datenschutzbeauftragte diese Sachverhalte mit dem Verfahren in Verbindung setzen kann, gibt es noch weitere Verzeichnisse für Hardware, Software, Lizenz- und Wartungsverträge sowie für externe Dienstleister / Auftragsdaten- verarbeitung. Alle Verzeichnisse können in einer Gesamtsicht dargestellt und bei Bedarf in einer Baumstruktur grafisch aufbereitet werden.

Zeit sparen. Automatik

Eine zusätzliche maschinelle Unterstützung findet der Datenschutzbeauftragte in Bezug auf Überwachung der Aktualität, der vollständigen und richtigen Dokumentation und in der Terminüberwachung bezüglich der Wiedervorlage von Verfahren zur Nachprüfung, zur Aktualisierung usw.

Import / Export

Sollten bereits externe Datenbestände vorhanden sein, können die im CSV-Format (spaltenorientiert) mühelos in BDAdmin importiert werden.
BDAdmin GO beim Kunden
Externe Datenschutzbeauftragte können bei Ihren Kunden BDAdminGO kostenfrei installieren und die (exportierten) Kundendaten dort vor Ort importieren.

Suchen und finden. Query-Fenster

Eine systemweite Suchfunktion hilft Ihnen die gesuchten Informationen schnell zu finden.
Links in der kleinen Grafik:
Für Abfragen mit mehreren Bedingungen gibt es das BDAdmin-Query-Fenster in dem die speziellen Abfragen auch dauerhaft definiert und hinterlegt werden können.