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Vernichtung von Schriftgut und Datenträgern
Der Umgang mit Akten - bzw. das Vernichtung solcher - erfordert trotz des Einsatzes neuer Techniken, immer noch größte Aufmerksamkeit.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten unterliegt den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, unabhängig davon, in welcher Form sie gespeichert sind, sei es auf Papier oder sei es auf Mikrofilm.
Eine Form des Umganges mit Schriftgut ist dessen Vernichtung (eine Art/Möglichkeit der Löschung), wenn zum Beispiel die weitere Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist.
Als gelöscht gelten Daten, wenn sie unkenntlich gemacht wurden (§ 3 Abs. 4 Ziffer 5 BDSG).
Konkrete Aussagen über eine gesicherte Vernichtung von Informationsträgern enthält die DIN 32 757, die im Januar 1995 verabschiedet worden ist.
Diese Norm unterscheidet fünf Sicherheitsstufen bei der Vernichtung und berücksichtigt bei der Festlegung den Grad der Schutzwürdigkeit von Informationen, die physikalischen Eigenschaften von Informationsträgern und die zur Anwendung kommenden technischen Verfahren.
- Als Mindestanforderung einer datenschutzgerechten Vernichtung ist die Sicherheitsstufe 3 der DIN 32 757-1, anzusehen (Streifenbreite 2 mm).
- Bei Daten, deren Missbrauch Existenz, Gesundheit, Leben oder Freiheit der Betroffenen gefährden würde, ist die Vernichtung nach einer höheren Sicherheitsstufe der DIN 32 757-1 durchzuführen, d.h. nach der Sicherheitsstufe 4 (Streifenbreite 2x15 qmm) oder gar nach
- der Sicherheitsstufe 5 (Streifenbreite 0,8x13 qmm).
Zusatzmaßnahmen wie das Vermischen oder Verpressen erhöhen
die Vernichtungsgüte und gestatten, die Sicherheitsstufe bei der Zerkleinerung um eine, in besonderen Einzelfällen auch um zwei Stufen abzusenken.
Für die Vernichtung von Papier werden in den Sicherheitsstufen folgende Materialteilchengrößen festgelegt:
- Stufe 1: Streifenbreite => 12 mm beliebiger Länge oder Fläche => 2000 qmm
- Stufe 2: Streifenbreite => 6 mm beliebiger Länge oder Fläche => 800 qmm
- Stufe 3: Streifenbreite => 2 mm und Fläche => 594 qmm, Materialteilchenbreite => 80 mm oder Fläche => 320 qmm,
- Stufe 4: Materialteilchenbreite => 2 mm und Materialteilchenlänge => 15 mm
- Stufe 5: Materialteilchenbreite => 0,8 mm und Materialteilchenlänge => 13 mm.
Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Stufen ist der DIN 32 757-1 zu entnehmen.
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