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Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung, digitale Dokumentenaufbewahrung
Eine datenverarbeitungsgestützte Dokumentenverwaltung erleichtert die Möglichkeiten der Informationsbeschaffung.
Dazu gehören auch personenbezogene Daten bzw. sachliche Daten, die einer Person zugeordnet werden können.
Mit dem erleichterten Zugriff und der elektronischen Archivierung steigt die Menge der gespeicherten Daten erheblich an. Die elektronische Dokumentenverwaltung enthält selbstverständlich auch eine Fülle von Daten, auf die nicht jeder Mitarbeiter zugreifen darf.
Daher sollte auf jeden Fall bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems vorab genau definiert und schriftlich niedergelegt werden:
- wer Zugriff auf diese Daten haben darf,
- auf welche Dokumente die Mitarbeiter Zugriff haben dürfen und
- welche Auskunfts- und Bearbeitungsfunktionen ein Mitarbeiter nutzen darf.
Eine datenschutzrechtlich ordnungsgemäße elektronische Archivierung in der Speicherstelle muss die Zugriffsmöglichkeiten sowohl sachlich als auch persönlich noch weiter einschränken.
Hier muss der Grundsatz gelten, dass der Zugriff die Ausnahmen ist. Hierfür ist eine vom Datenschutzbeauftragten zu erstellende Übersicht sehr sinnvoll und hilfreich, sogar notwendig, wenn die Speicherstelle bezüglich der personenbezogenen Datenverarbeitung geprüft wird.
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