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Zulässigkeit der elektronischen Archivierung von Daten
1. Gesetzliche Grundlagen der Archivierungspflicht
Da spezialgesetzliche Regelungen bezüglich der Archivierungspflichten der Speicherstellen fehlen, ist auf die übergeordneten gesetzlichen Regelungen zurückzugreifen.
So ergeben sich im Bereich des fiskalischen Handelns der Stellen die Archivierungspflichten aus der AO gemäß § 140. Weitere Regelungen finden sich im HGB, §§ 257 Abs. 3 und 261.
Handelt die Speicherstelle im hoheitlichen Bereich, ergibt sich die Archivierungspflicht aus dem jeweiligen LandesarchivG. Nach der für die jeweiligen Daten entsprechenden Aufbewahrungszeit sind sie zu löschen. Vor einer Löschung sind die Daten u. U. dem Landesarchiv anzubieten(vgl. entsprechende Landesarchivgesetze).
Es sollten Regelungen geschaffen werden bezüglich der Dauer der einzelnen Archivierungspflichten, die nicht im jeweiligen Gesetz normiert sind. Damit erhalten Akten bzw. Datensammlungen eine neue rechtliche Grundlage und unterliegen nicht mehr den Datenschutzgesetzen. Auskunftsersuchen Dritter über die über sie gespeicherten Daten umfassen somit nicht die Daten, die den Archivgesetzen unterliegen, es sei denn, auch daraus ergäben sich Auskunftsrechte.
2. Inhalt der Archivierungspflicht
Nach § 147 Abs. 2 AO kommen für die Archivierung von ausgetauschten Geschäftsdaten alle Speichermedien in Frage, mit deren Hilfe sie bildlich oder inhaltlich gespeichert werden können. Gefordert wird die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten, und dass sie zu einer beliebigen Zeit während der Aufbewahrungsfrist auf Anforderung vorgelegt werden können.
Ferner müssen die Daten richtig wiedergegeben werden können. Wie diese Anforderungen erfüllt werden, wird nicht normiert.
Problematisch ist hier insbesondere die technische Frage der ordnungsgemäßen Wiedergabe von Dokumenten nach längerer Zeit. Ungeklärt ist hierbei sowohl die Frage nach der Haltbarkeit von Speichermedien, als auch die Möglichkeit der Lesbarkeit nach Jahren der Fortentwicklung von Hard- und Software.
Somit erscheint eine elektronische Archivierung zum jetzigen Zeitpunkt technisch noch nicht abgesichert.
Problematisch ist letztendlich der prozessrechtliche Beweiswert von elektronisch archivierten Daten, selbst wenn es technisch und rechtlich zulässig ist, diese elektronisch zu archivieren.
Im Verwaltungsprozess sind gemäß § 98 VwGO im Prozess grundsätzlich die Vorschriften der ZPO anzuwenden. Besonders relevant ist hierbei die Frage, ob eine elektronisch archivierte Datei eine Urkunde im Sinne von §§ 415 ff. ZPO darstellt.
Für den Prozess ist von Bedeutung, ob die Daten als Urkunden vorgelegt werden können, da dies als sicherstes Beweismittel anzusehen ist. Gemäß § 415 ZPO ist ein elektronisches Dokument weder in seiner Form als Inhalt des verwendeten Speichermediums noch in seiner Form als auf dem Bildschirm angezeigtes Bild Urkunde im zivilprozessualen Sinne. Wenn das Dokument ausgedruckt wird, ist es unzweifelhaft nicht mehr das Original.
Nach dem Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderen Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr ist aber die ZPO dahingehend ergänzt worden, dass im § 371a ZPO festgeschrieben ist: „Der Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form (§ 126 a BGB) vorliegenden Erklärung, der sich aufgrund der Prüfung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung vom Signaturschlüsselinhaber abgegeben worden ist.“ Dies führt zu einer deutlichen Stärkung der elektronischen Form und damit zu einer erheblichen Beweiserleichterung, sodass es sich um keinen wesentlichen prozessualen Nachteil handelt, wenn das Dokument in elektronischer Form existiert. Somit besteht zwar ein minimaler Verlust an Beweiskraft gegenüber einem Originaldokument - jedoch werden die Reproduktionen aus Archivierungssystemen bereits in der bisherigen Praxis der Rechtsprechung anerkannt.
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